4 tips om je risico’s objectief te scoren

Binnen veel organisaties is risicomanagement onderdeel van de bedrijfsprocessen. Net als dat we maandelijks een MT-vergadering hebben, wordt ook steeds meer aandacht besteed aan de onzekerheden die we tegen kunnen komen. Het identificeren van onzekerheden en het voorzien van oorzaken, gevolgen en beheersmaatregelen, wordt hierdoor ook steeds eenvoudiger. Echter blijft het scoren ervan een uitdaging. Hoe zorgen we ervoor dat we objectief scoren en dat we de volgende keer nog steeds met dezelfde bril naar deze score kijken?

#1 Hou het SMART

Om een objectieve score te hanteren is het belangrijk om de omschrijving van de onzekerheid zo eenduidig mogelijk te maken. Niet alleen de onzekerheid wordt hierdoor voor slechts één uitleg vatbaar, maar dit draagt ook bij aan de kwaliteit van de score. SMART is hiervoor een goed handvat. Elke onzekerheid is dan Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdgebonden geformuleerd. Met behulp van een SMART-formulering wordt een onzekerheid concreet en is beter vast te stellen wanneer een onzekere gebeurtenis optreedt. Maar ook het scoren van een risico wordt objectiever wanneer we niet elke keer hoeven te bedenken wat we precies bedoelen met het risico.

#2 Formuleer uitgangspunten

Naast de formulering van de onzekerheid kan het ook helpen om uitgangspunten vast te stellen. Denk hierbij aan een korte omschrijving van de wijze waarop we naar de scope van het project kijken, of de wijze waarop de score tot stand is gekomen. Zelf hanteer ik vaak een kader voor de impactgebieden. Bijvoorbeeld een uitleg de score van ‘tijd’ vóór de gunning van de opdracht en een uitleg van ‘tijd’ ná de gunning van de opdracht. Bij een onderhoudscontract vertaalt ‘tijd’ zich vóór gunning meestal in vertraging van de gunning. Dit kan al snel zes maanden zijn. Maar ná gunning, dus tijdens de looptijd van het contract, heeft tijd een totaal andere impact. Wanneer de werkzaamheden uit het onderhoudscontract vertraging op lopen, heeft dat geen effect op de looptijd van het contract, maar wel op de uitvoering van de werkzaamheden. Door dit onderscheid te beschrijven is voor ieder duidelijk hoe de score gelezen en dus geïnterpreteerd moet worden.

#3 Getallen achteraf

Heb je dat ook weleens, dat men tijdens een risicosessie vraagt ‘wat is een ‘3’ ook al weer?’ Of dat iemand zegt ‘dit risico moet hoger scoren’? Bij zulke vragen is duidelijk dat men aan het scoren is om een bepaalde eindscore te halen. In deze gevallen helpt het om de getallen ‘buiten beschouwing’ te laten bij de risicosessie. De deelnemers zullen dan moeten scoren op ‘omschrijving’ in plaats van op ‘nummer’. Na de sessie kan de risicomanager zelf de getallen weer toevoegen, om toch een meetbare score van de onzekerheid te krijgen.

#4 Keep it simple

In sommige gevallen is een onzekerheid minder objectief. Dit betreft meestal onzekerheden die vanuit ervaringen vanuit het verleden zijn ontstaan of vanwege het gebrek aan harde data. In die gevallen adviseer ik om de eerste gedachte die men te binnen schiet te handhaven. Eventueel kan het helpen om een toelichting te schrijven over de oorsprong van het risico. Tijdens een risicosessie kan hierop terug gegrepen worden. Ten slotte is het onze taak als risicomanager om de kwaliteit van de risico’s te borgen.

Dit blog is geschreven door Veronique van Loo van Facinique.

Ze is expert in risicomanagement en werkt als ZZP'er voor Goalkeeper.

«
»